- Objetivo
La presente política establece los principios éticos que orientan las actividades de ESIA Consulting LLC y los mecanismos para comunicar, evaluar, investigar y resolver quejas, denuncias o posibles conductas indebidas relacionadas con su personal, consultores, contratistas, subcontratistas, proveedores y demás personas vinculadas con sus operaciones.
La política incorpora los principios laborales, de igualdad de género, protección de las personas y gestión de reclamaciones establecidos conforme con los Marcos de Política Ambiental y Social (MPAS) y las Normas de Desempeño Ambiental y Social (NDAS) de la Banca Multilateral.
- Alcance
Esta política se aplica a todos los directivos, empleados, consultores, especialistas, contratistas, subcontratistas y proveedores de ESIA Consulting, independientemente del país, modalidad contractual o proyecto en el que participen.
También podrán utilizar sus mecanismos de reporte los clientes, participantes en actividades formativas y otras partes interesadas que conozcan una posible conducta indebida vinculada con las actividades de ESIA Consulting.
Los contratos y acuerdos con consultores, contratistas, subcontratistas y proveedores incorporarán, según corresponda, obligaciones consistentes con esta política. ESIA Consulting podrá verificar su cumplimiento, solicitar acciones correctivas y suspender o terminar la relación contractual cuando se identifiquen incumplimientos graves o reiterados.
- Principios éticos
ESIA Consulting desarrollará sus actividades conforme con los siguientes principios:
- Integridad, honestidad y transparencia.
- Cumplimiento de la legislación, los contratos y las normas aplicables.
- Independencia, objetividad e imparcialidad profesional.
- Respeto de los derechos humanos y la dignidad de las personas.
- Igualdad de oportunidades, inclusión, trato justo y no discriminación en el acceso al empleo, remuneración, asignación de funciones, capacitación, promoción, evaluación, medidas disciplinarias y terminación de la relación laboral.
- Prevención del acoso laboral o sexual, la violencia sexual y de género, la explotación y el abuso sexuales y otras formas de violencia.
- Confidencialidad y protección responsable de la información.
- Prevención de conflictos de interés, fraude, corrupción, soborno y prácticas prohibidas.
- Protección de la salud y seguridad de los trabajadores, las comunidades y demás personas relacionadas con las actividades de ESIA Consulting.
- Rendición de cuentas y mejora continua.
- Respeto de la libertad de asociación y del derecho a la negociación colectiva, sin interferencia, discriminación ni represalias.
- Prohibición del trabajo infantil, el trabajo forzoso, la servidumbre, la trata de personas y cualquier forma de esclavitud moderna.
- Protección del medioambiente, uso responsable de los recursos y prevención de daños ambientales y sociales.
- Conductas que deben reportarse
Podrán comunicarse, entre otras, las siguientes situaciones:
- Fraude, corrupción, soborno, colusión, coerción u obstrucción.
- Conflictos de interés reales, potenciales o aparentes.
- Falsificación, alteración u ocultamiento de información.
- Uso indebido de recursos, información o propiedad intelectual.
- Incumplimiento de obligaciones legales, contractuales o profesionales.
- Discriminación; acoso laboral o sexual; violencia sexual y de género; explotación o abuso sexuales; trata de personas; trabajo infantil o forzoso; servidumbre; represalias; interferencia con la libertad de asociación; o cualquier otra vulneración de derechos laborales y humanos.
- Condiciones laborales injustas o inseguras, incumplimientos de remuneración, jornada, descansos, beneficios, salud y seguridad, o vulneraciones cometidas por contratistas, subcontratistas o proveedores.
- Represalias contra una persona que presente una inquietud de buena fe.
- Incumplimiento de requisitos ambientales, sociales, laborales o de salud y seguridad.
- Violaciones de la confidencialidad o de la protección de datos.
- Cualquier otra conducta contraria a esta política o a los valores de ESIA Consulting.
- Trabajo y condiciones laborales
ESIA Consulting promoverá relaciones laborales basadas en el trato justo, la comunicación transparente y el cumplimiento de la legislación aplicable. Las personas vinculadas con sus actividades recibirán información clara sobre sus funciones, condiciones contractuales, remuneración, jornada, descansos, licencias, beneficios y terminación de la relación contractual.
No se tolerará discriminación por motivos de sexo, género, orientación sexual, identidad o expresión de género, embarazo, maternidad o paternidad, estado civil, edad, discapacidad, nacionalidad, origen étnico o racial, religión, condición migratoria, situación socioeconómica, opinión política, afiliación sindical u otra condición protegida.
ESIA Consulting respetará la libertad de asociación y la negociación colectiva y no adoptará represalias contra quienes ejerzan estos derechos.
Queda prohibido el trabajo infantil, el trabajo forzoso, la servidumbre, la retención indebida de documentos, el cobro de cuotas de contratación, la trata de personas y cualquier otra forma de explotación laboral. Estas prohibiciones serán aplicables también a contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Salud y seguridad en el trabajo
ESIA Consulting proporcionará y promoverá condiciones de trabajo seguras y saludables, proporcionales a los riesgos de cada actividad. Esto incluirá la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos, provisión de información y capacitación, investigación de incidentes y adopción de medidas preventivas y correctivas.
Toda persona tendrá derecho a reportar condiciones inseguras y a retirarse de una situación que razonablemente considere que representa un peligro grave e inminente para su vida o salud, sin sufrir represalias.
- Atención de casos de violencia sexual y de género
Las denuncias relacionadas con acoso sexual, violencia sexual y de género, explotación o abuso sexuales y trata de personas serán atendidas mediante un enfoque centrado en la persona afectada, que priorice su dignidad, seguridad, privacidad, bienestar y consentimiento informado.
La información será manejada únicamente por personal competente y compartida bajo el principio de necesidad de conocimiento, salvo que exista una obligación legal de comunicarla. La persona afectada no estará obligada a confrontar a la persona denunciada y podrá solicitar ajustes razonables durante el procedimiento.
Cuando corresponda, ESIA Consulting facilitará información sobre servicios médicos, psicosociales, legales o de protección disponibles. La investigación interna no sustituirá las actuaciones de las autoridades competentes ni estará condicionada a la presentación de una denuncia judicial.
No se tolerarán represalias contra la persona afectada, informantes, testigos o quienes proporcionen apoyo durante el proceso.
- Canales para consultas y denuncias
Las consultas, quejas o posibles conductas indebidas podrán comunicarse mediante:
- Correo electrónico: contactinfo@esiaconsulting.org.
- Formulario disponible en el https://esiaconsulting.org/es/ .
- Comunicación escrita dirigida al Presidente o al responsable de ética designado por ESIA Consulting.
- Comunicación directa al director del proyecto correspondiente, salvo cuando este se encuentre involucrado en los hechos reportados.
El reporte deberá describir los hechos con el mayor detalle posible e incluir, cuando estén disponibles, fechas, personas involucradas, testigos y documentos u otras evidencias. La falta de información completa no impedirá su recepción y evaluación. El sitio web de ESIA Consulting permite presentar consultas y denuncias sin revelar la identidad de la persona informante.
Los canales serán gratuitos, accesibles y, cuando resulte necesario, adaptados al idioma, las condiciones de discapacidad y las necesidades de seguridad y confidencialidad de la persona denunciante. La utilización de estos mecanismos no impedirá el acceso a recursos judiciales, administrativos, laborales, sindicales, contractuales o institucionales disponibles.
- Confidencialidad y protección contra represalias
ESIA Consulting tratará los reportes con confidencialidad y limitará el acceso a la información a las personas que deban intervenir en su evaluación, investigación y resolución.
No se tolerarán represalias contra quien formule de buena fe una consulta, queja o denuncia, aporte información o participe en una investigación. Esta protección se mantendrá aun cuando la investigación no confirme los hechos reportados.
La presentación deliberada de información falsa o maliciosa podrá dar lugar a medidas disciplinarias o contractuales.
- Recepción y evaluación inicial
Toda comunicación recibida será:
- Registrada de forma segura.
- Revisada para determinar su naturaleza, gravedad y posibles riesgos.
- Evaluada para identificar conflictos de interés.
- Asignada a una persona competente e imparcial.
- Canalizada para investigación cuando existan elementos suficientes.
Cuando la persona informante haya proporcionado un medio de contacto, ESIA Consulting confirmará la recepción dentro de los cinco días hábiles siguientes. La evaluación inicial se realizará, como regla general, dentro de los diez días hábiles siguientes, sin perjuicio de las medidas inmediatas necesarias para proteger a las personas, preservar evidencias o controlar riesgos. La duración de la investigación dependerá de la naturaleza y complejidad del caso, y se proporcionará información razonable sobre su estado y cierre cuando sea posible.
- Investigación
Las investigaciones serán objetivas, oportunas, confidenciales y proporcionales a la naturaleza de los hechos. Podrán incluir:
- Revisión de documentos, comunicaciones y registros.
- Entrevistas con el informante, las personas involucradas y los testigos.
- Análisis de contratos, productos, decisiones y evidencias.
- Consulta con especialistas legales, técnicos o institucionales.
- Preparación de conclusiones y recomendaciones.
La persona investigada tendrá la oportunidad de responder a los señalamientos, respetando la confidencialidad, la seguridad de las personas involucradas y la integridad de la investigación.
En casos de violencia sexual y de género, la oportunidad de respuesta de la persona investigada se aplicará sin exponer a la persona afectada, revelar innecesariamente su identidad, exigir confrontación directa ni comprometer su seguridad o bienestar.
Cuando una denuncia involucre al Presidente o exista un conflicto de interés, la evaluación será encomendada a un profesional sénior independiente o asesor externo sin vinculación con los hechos.
- Resolución y medidas correctivas
Cuando se confirme una conducta indebida, ESIA Consulting podrá adoptar, según corresponda:
- Acciones correctivas o preventivas.
- Capacitación o fortalecimiento de controles.
- Advertencias o medidas disciplinarias.
- Sustitución o separación de personal.
- Suspensión o terminación de contratos.
- Recuperación de recursos o corrección de información.
- Comunicación al cliente, al BID o a la autoridad competente.
- Otras medidas proporcionales a la gravedad de los hechos.
Las decisiones, fundamentos, responsables y acciones de seguimiento serán documentados.
- Gestión de casos relacionados con la banca multilateral del desarrollo
Cuando una comunicación se relacione con un contrato, proceso de selección u operación financiada por el BID, BM, u otra institución multilateral de desarrollo, ESIA Consulting cumplirá las obligaciones de notificación establecidas en el contrato y cooperará con las investigaciones conforme con los procedimientos institucionales aplicables. La comunicación de incidentes respetará la confidencialidad, la protección de datos, la seguridad de las personas afectadas y, especialmente en casos de violencia sexual y de género, el enfoque centrado en la persona sobreviviente.
- Registro y protección de información
ESIA Consulting mantendrá registros de las comunicaciones recibidas, evaluaciones, investigaciones, decisiones y medidas adoptadas. Estos registros serán protegidos contra accesos, modificaciones o divulgaciones no autorizadas y conservados conforme con las obligaciones legales y contractuales aplicables.
No deberá incorporarse información confidencial, personal o sensible de una denuncia en herramientas públicas de inteligencia artificial.
- Comunicación y cumplimiento
Esta política será comunicada al personal, consultores, especialistas, contratistas y subcontratistas que participen en las actividades de ESIA Consulting. Formará parte de los contratos y acuerdos aplicables, y de los procesos de inducción, cuando corresponda.
El incumplimiento de esta política podrá dar lugar a medidas disciplinarias, contractuales o legales. Los mecanismos de resolución no interferirán con las acciones legales aplicables.
- Aplicación de MPAS y otras normas ambientales y sociales aplicables
ESIA Consulting desarrollará sus actividades de conformidad con el MPAS del BID y el BM y las NDAS que resulten aplicables. Los requisitos específicos relacionados con evaluación y gestión de riesgos, eficiencia de recursos y prevención de la contaminación, salud y seguridad comunitaria, adquisición de tierras y reasentamiento, biodiversidad, pueblos indígenas, patrimonio cultural, igualdad de género y participación de las partes interesadas serán desarrollados mediante las políticas, procedimientos, códigos de conducta e instrumentos ambientales y sociales correspondientes a cada contrato o proyecto.
- Revisión y mejora
La política será revisada periódicamente y cuando se produzcan cambios normativos, institucionales o contractuales relevantes. Las experiencias derivadas de su aplicación serán utilizadas para fortalecer los controles internos y prevenir la recurrencia de conductas indebidas.
Aprobación
Por medio de la presente, ESIA Consulting LLC aprueba esta Política de Ética, Integridad y Denuncias y se compromete a proporcionar los recursos y la independencia necesarios para su aplicación.
Nombre: Juan Carlos Vásquez Castro
Cargo: Presidente, ESIA Consulting LLC
Fecha: 20/03/2024